One LEGALE Experta GDPR: la soluzione Wolters Kluwer per essere in regola

Dal 25 maggio 2018, il Regolamento UE 2016/679, meglio noto come GDPR (General Data Protection Regulation), ha ridefinito le regole per la protezione dei dati personali in tutta Europa. La normativa si applica a qualsiasi soggetto, pubblico o privato, che tratti dati di persone residenti nell’Unione Europea, indipendentemente da dove l’azienda o il professionista abbia la propria sede. L’obiettivo è garantire un livello di protezione elevato e uniforme, restituendo ai cittadini il controllo sulle proprie informazioni personali.

I principi fondamentali del GDPR

Per essere conformi al GDPR, non è sufficiente applicare una serie di regole tecniche, ma è necessario adottare un approccio basato su principi chiari. Il regolamento stabilisce i pilastri su cui deve fondarsi ogni trattamento di dati personali. I più importanti sono:

• Liceità, correttezza e trasparenza: i dati devono essere trattati in modo legale, corretto e trasparente nei confronti dell’interessato.
• Limitazione della finalità: i dati possono essere raccolti solo per scopi determinati, espliciti e legittimi, e non possono essere trattati in modo incompatibile con tali finalità.
• Minimizzazione dei dati: devono essere trattati solo i dati strettamente necessari per le finalità dichiarate.
• Esattezza: i dati devono essere accurati e, se necessario, aggiornati.
• Limitazione della conservazione: i dati devono essere conservati per un periodo non superiore a quello necessario per gli scopi per cui sono trattati.
• Integrità e riservatezza: è necessario garantire la sicurezza dei dati personali, proteggendoli da trattamenti non autorizzati, perdite o distruzioni.
• Responsabilizzazione (Accountability): il titolare del trattamento è responsabile del rispetto dei principi e deve essere in grado di dimostrarlo.

Principali adempimenti per aziende e professionisti

Il GDPR introduce una serie di adempimenti concreti che aziende e professionisti devono implementare per garantire la conformità. Ignorare questi obblighi può esporre a rischi significativi, non solo in termini di sanzioni, ma anche di reputazione. Tra gli adempimenti più rilevanti troviamo:

• Redazione di informative chiare: fornire agli interessati un’informativa sulla privacy completa e facilmente comprensibile.
• Tenuta del registro delle attività di trattamento: un documento che mappa e descrive tutti i trattamenti di dati personali effettuati.
• Nomina di un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO): obbligatoria in specifici casi, come per le autorità pubbliche o per aziende che effettuano monitoraggio su larga scala.
• Valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA): un’analisi preventiva richiesta quando un trattamento presenta un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone.
• Gestione delle violazioni dei dati (Data Breach): l’obbligo di notificare al Garante per la Protezione dei Dati Personali eventuali violazioni entro 72 ore e, in alcuni casi, anche agli interessati.

Le sanzioni e i rischi della non conformità

Uno degli aspetti più noti del GDPR è il regime sanzionatorio particolarmente severo. Le autorità di controllo possono imporre sanzioni amministrative pecuniarie che possono raggiungere fino a 20 milioni di euro o, per le imprese, fino al 4% del fatturato mondiale totale annuo dell’esercizio precedente. La non conformità non è un’opzione, ma un rischio concreto che può compromettere la stabilità economica e la fiducia dei clienti.

Come orientarsi tra gli obblighi: il ruolo delle soluzioni integrate

La complessità della normativa e la necessità di un aggiornamento costante hanno favorito la nascita di strumenti e soluzioni pensate per supportare aziende e professionisti nel percorso di adeguamento. Questi strumenti aiutano a interpretare correttamente il regolamento, a gestire gli adempimenti operativi e a rimanere aggiornati sulle evoluzioni normative e giurisprudenziali. Piattaforme come One LEGALE Experta GDPR di Wolters Kluwer sono un esempio di queste soluzioni. Esse mirano a semplificare la gestione della privacy fornendo risorse organizzate come guide pratiche, modelli di documenti, checklist per la verifica degli adempimenti e commentari alla normativa, trasformando un obbligo complesso in un processo gestibile.

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