Mediazione e coronavirus: le indicazioni del CNF

L’emergenza sanitaria del 2020 ha imposto una rapida riorganizzazione di molti settori, incluso quello della giustizia e dei metodi di risoluzione alternativa delle controversie. In un contesto di incertezza normativa, il Consiglio Nazionale Forense (CNF) intervenne con un comunicato il 16 marzo 2020 per fornire indicazioni operative agli organismi di mediazione, le cui attività non erano state sospese dai decreti emergenziali. Quelle direttive, nate per rispondere a una crisi, hanno di fatto accelerato una trasformazione digitale che oggi rappresenta una risorsa stabile per i consumatori.

Le indicazioni del CNF durante l’emergenza sanitaria

Di fronte al vuoto legislativo dei primi decreti legati alla pandemia, il CNF si mosse per garantire la continuità e la sicurezza del servizio di mediazione. Le istruzioni miravano a bilanciare la necessità di proseguire le procedure con l’obbligo di tutelare la salute di tutte le parti coinvolte. Le principali indicazioni fornite agli organismi di mediazione furono:

• Privilegiare la modalità telematica: La raccomandazione principale fu quella di svolgere gli incontri di mediazione a distanza, utilizzando strumenti di videoconferenza per evitare contatti fisici.
• Garantire la sicurezza negli incontri in presenza: Qualora non fosse stato possibile procedere online, gli incontri avrebbero dovuto svolgersi solo in spazi sufficientemente ampi da garantire il rispetto della distanza minima di sicurezza di un metro tra le persone, evitando ogni forma di assembramento.
• Sospendere l’attività in assenza di condizioni di sicurezza: Se un organismo non fosse stato in grado di assicurare le condizioni di sicurezza minime, l’indicazione era di sospendere temporaneamente l’attività.
• Gestire i procedimenti: Per le nuove istanze, si doveva procedere con la designazione del mediatore ma fissare il primo incontro dopo il 3 aprile 2020 (data allora indicata come termine provvisorio delle misure restrittive). Per i procedimenti già avviati, si doveva proporre alle parti lo svolgimento a distanza o, in alternativa, il rinvio a data successiva al termine dell’emergenza.

Dall’emergenza alla prassi: l’affermazione della mediazione telematica

Le misure straordinarie adottate nel 2020 hanno avuto un impatto duraturo, trasformando la mediazione telematica da opzione di nicchia a strumento di uso comune. Quella che era nata come una soluzione di emergenza ha dimostrato la sua efficacia, diventando una modalità operativa standard per molti organismi di mediazione anche dopo la fine della crisi sanitaria. Questa evoluzione ha reso la risoluzione delle controversie più accessibile, flessibile e spesso più rapida, offrendo ai consumatori un’alternativa concreta e vantaggiosa rispetto alle procedure tradizionali.

Come funziona un incontro di mediazione online?

La mediazione a distanza riproduce in un ambiente virtuale le dinamiche di un incontro tradizionale. Sebbene le piattaforme possano variare, il processo segue generalmente alcuni passaggi chiave che garantiscono la validità e la riservatezza della procedura.

1. Convocazione e accesso: Le parti ricevono un link per accedere a una piattaforma di videoconferenza sicura all’ora stabilita. È necessario disporre di un dispositivo con webcam, microfono e una connessione internet stabile.
2. Identificazione delle parti: Il mediatore procede al riconoscimento dei partecipanti, che devono esibire un documento di identità valido.
3. Svolgimento dell’incontro: La discussione avviene in una stanza virtuale comune. Il mediatore ha la possibilità di creare delle “stanze separate” (caucus) per parlare privatamente con ciascuna parte, esattamente come avverrebbe in un incontro fisico.
4. Scambio di documenti: I documenti possono essere condivisi in tempo reale attraverso la piattaforma o inviati via email o PEC.
5. Redazione e firma del verbale: Se si raggiunge un accordo, il mediatore redige il verbale. La sottoscrizione avviene tramite firma digitale o altre modalità telematiche riconosciute che garantiscono l’autenticità e l’integrità del documento.

Vantaggi e tutele per i consumatori nella mediazione a distanza

La diffusione della mediazione online ha introdotto notevoli benefici per i consumatori, pur richiedendo alcune cautele. È importante conoscere entrambi gli aspetti per scegliere la modalità più adatta al proprio caso.

Vantaggi principali

• Accessibilità: Elimina le barriere geografiche. Un consumatore può partecipare a una mediazione con un’azienda che ha sede in un’altra città senza doversi spostare.
• Risparmio di tempo e costi: Si azzerano i costi e i tempi di trasferta per raggiungere la sede dell’organismo di mediazione.
• Flessibilità: È più facile conciliare l’incontro con gli impegni lavorativi e personali, riducendo la necessità di permessi o giornate di ferie.
• Ambiente confortevole: Partecipare dal proprio domicilio o ufficio può ridurre lo stress e favorire un dialogo più sereno e costruttivo.

Aspetti da considerare

• Digital divide: È fondamentale avere una buona connessione internet e un dispositivo adeguato. La mancanza di familiarità con la tecnologia può rappresentare un ostacolo per alcuni.
• Riservatezza: È essenziale assicurarsi che la piattaforma utilizzata dall’organismo di mediazione garantisca standard elevati di sicurezza e protezione dei dati.
• Comunicazione non verbale: In video, una parte della comunicazione non verbale può andare persa. Un buon mediatore è addestrato a gestire anche queste dinamiche, ma è un fattore di cui essere consapevoli.

Le indicazioni del CNF del 2020, nate per un’emergenza, hanno segnato un punto di svolta. Oggi, la mediazione telematica è una realtà consolidata che offre ai consumatori uno strumento in più per risolvere le controversie in modo efficiente, economico e accessibile.

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